Cómo elegir plataforma de consentimiento si tu agencia gestiona varias webs de clientes

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La plataforma adecuada es aquella en la que un cambio de política llega a todas las webs a la vez y cada registro de consentimiento queda limitado a un solo cliente. Valora a los candidatos por eso, no por la lista de funciones: quién es el responsable en cada registro, si una configuración se replica o docenas se desvían, y cuánto cuesta una solicitud de datos en distintos constructores.

La lista de funciones no es la decisión

Casi todas las respuestas publicadas a esta pregunta son una lista ordenada de productos, puntuados por precio por dominio, marca blanca, subcuentas y certificaciones. Son criterios reales, y también son la parte de la decisión que un proveedor puede meter en una tabla.

Lo que ninguna incluye en el precio es el trabajo que le cae a tu equipo al día siguiente de comprar. Una cartera no es una web multiplicada. Son conjuntos de webs en distintos constructores, en distintos mercados, de distintos clientes, cada uno auditable por separado. La herramienta o absorbe eso o te lo devuelve como trabajo manual recurrente. Cuatro preguntas lo resuelven.

¿Quién es el responsable del tratamiento en cada registro de consentimiento?

Esta tiene peso legal y es la que más probablemente se salta en el proceso de compra. Lo habitual es que tu cliente controle los datos de sus visitantes y la plataforma actúe como encargada del tratamiento, aunque no todas las plataformas funcionan así, de modo que revisa sus condiciones. Donde las agencias tropiezan es al suponer que ellas también son encargadas. Si decides para qué se ejecuta el seguimiento y qué finalidades declara el banner, puede que tú mismo seas responsable del tratamiento, ya sea como corresponsable junto a tu cliente según el artículo 26 del RGPD o por separado. Las directrices del CEPD sobre responsables y encargados del tratamiento dicen que estos roles dependen de lo que hace realmente cada parte, no de la etiqueta de un contrato. Así que determina los roles a partir de los hechos, déjalos por escrito en tu contrato con cada cliente y después comprueba que la plataforma puede reflejar lo que habéis acordado.

En la práctica, eso significa un registro de consentimiento atribuible a una sola web y exportable por separado. Entregar ese registro cuando un cliente se va es una cuestión contractual y de producto, no un derecho que el cliente pueda ejercer, y por eso conviene confirmarlo antes de firmar. Y si una plataforma junta los registros de todas las webs sin separación por web, acreditar la auditoría de un cliente implica entrar en un almacén que también guarda los de todos los demás. Pide una exportación de una sola web antes de comprometerte, no una descripción de cómo sería.

¿Cómo llega un cambio de política a todas las webs?

La configuración del consentimiento no es algo que se fija una vez. Un cliente añade un widget de chat. Resulta que un proveedor instala una cookie publicitaria que habías clasificado como funcional. Cada uno de esos cambios afecta a lo que declara tu banner y a lo que bloquea, y cada uno tiene que llegar a todas las webs a las que se aplica.

En una herramienta pensada para una sola web, eso supone un inicio de sesión por cada conjunto de webs, hecho por una persona, un día en el que también pasan otras cosas. Con un puñado de webs aguanta. A partir de cierto punto se convierte en lo que, sin que nadie se dé cuenta, deja de hacerse, y la deriva es invisible porque cada web sigue pareciendo correcta cuando la abres. Así que pregunta cómo se propaga un cambio. ¿Hay una configuración principal que heredan las webs, o solo una función de copia que clona una vez y luego deja que se separen? ¿Puedes ver en una sola vista qué webs tienen la política actual? Esa última pregunta separa una herramienta de cartera de una herramienta para una sola web disfrazada con un precio multidominio.

¿Qué cambia cuando las webs están en cinco constructores distintos?

La cartera real de una agencia rara vez está en una sola plataforma. Hay algo de WordPress, un par de tiendas Shopify, una web en Webflow, algo en Squarespace y una aplicación hecha a mano que dejó un desarrollador hace dos años. El banner es la mitad fácil: la mayoría de las herramientas se muestran en cualquier sitio.

Donde todo diverge es en las etiquetas. Cada constructor tiene su propia idea de dónde van los scripts, sus propias integraciones nativas que inyectan sus propias etiquetas y su propio flujo de pago o de formularios que se dispara fuera de las páginas que has instrumentado. Una herramienta que se comporta igual en todos ellos gana a una que es excelente en la plataforma que la mayoría de tus clientes no usa, porque cada vía de integración adicional es otro sitio donde hay que verificar el comportamiento por separado. Esa es una cuestión distinta de la marca blanca, que tratamos en qué importa de verdad en el consentimiento de cookies de marca blanca.

¿Cuánto cuesta de verdad una auditoría o una solicitud de datos?

Este es el coste que nadie presupuesta, y con una cartera lo bastante grande es el que decide la herramienta. Un visitante de un cliente pregunta qué se ha recogido sobre él, o el equipo legal del cliente te pide que acredites el consentimiento en una fecha concreta. Con una separación por web y un registro en el que se puede buscar, eso es una consulta. Con un sistema compartido es todo un ejercicio: encontrar la cuenta, averiguar qué registro corresponde a qué dominio, exportarlo, comprobar que no has incluido a nadie más y repetirlo con las demás webs de ese cliente. Haz eso unas cuantas veces por trimestre en toda la cartera y habrás descubierto el precio real de la licencia más barata.

¿Qué tienes que comprobar antes de comprometerte?

1. Pide una exportación del registro de consentimiento de una sola web

   No una descripción. Mira cómo alguien la genera. Si hace falta abrir un ticket de soporte, todas las auditorías futuras también lo necesitarán.

2. Cambia una categoría y mira dónde llega

   Confirma que llega a una web en producción sin volver a publicar. Si el único mecanismo es un clon, estás comprando deriva.

3. Instálala primero en la plataforma de cliente que menos te guste

   Las webs que dejan ver los límites de una herramienta son las raras de tu cartera, no las que mejor conoces.

4. Comprueba a quién nombra el registro como responsable

   Por web, por escrito y de acuerdo con los roles que hayas pactado con ese cliente. Esto importa el día que un cliente se va y se lleva sus webs.

¿Cuándo es de verdad mejor compra una herramienta por web?

Dicho claro: si llevas un puñado de webs, todas en el mismo constructor y todas para un mismo mercado, una herramienta por web es más sencilla y normalmente más barata, y todo lo anterior no te aporta nada. La gestión centralizada es un gasto añadido hasta que hay suficiente que gestionar.

El punto de inflexión no es un número de webs, es un ritmo de cambio. Cuando el número de webs multiplicado por la frecuencia con la que cambia tu política supera lo que una persona puede tener en la cabeza con fiabilidad, lo que era una preferencia de herramientas se ha convertido en un riesgo operativo. Velo está pensado para ese segundo caso: un solo panel para toda la cartera, un registro de consentimiento limitado a cada cliente, y un único fragmento de código y un único conjunto de reglas de categorías que sirven en todos los constructores web, con la salvedad de que las integraciones nativas de cada plataforma hay que seguir comprobándolas allí donde inyectan etiquetas. Si estás en el primer caso, te lo diremos. El modelo está en la página de producto.